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呼叫中心不可忽視的重復(fù)來電指標(biāo)

發(fā)布時(shí)間: 2014/03/04

   重復(fù)來電指標(biāo)按照管理層面來分可分為區(qū)域重復(fù)來電和人員重復(fù)來電;按階段分可分為IVR(互動(dòng)式語音應(yīng)答)重復(fù)來電和人工應(yīng)答重復(fù)來電;按時(shí)間區(qū)間分可分為小時(shí)間隔、24小時(shí)間隔、48小時(shí)間隔或者更長。
   重復(fù)來電指標(biāo)在客戶滿意度、話務(wù)預(yù)測(cè)、員工績效管理、流程優(yōu)化、投訴預(yù)防等方面具有指針作用,越來越多的呼叫中心開始把它作為一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)。定期對(duì)重復(fù)來電指標(biāo)進(jìn)行檢視,甚至有針對(duì)性地調(diào)出高頻來電的電話錄音進(jìn)行專項(xiàng)分析,可以挖掘隱藏在運(yùn)營管理當(dāng)中的問題和機(jī)會(huì)。
   一、區(qū)域重復(fù)來電
   IVR是呼叫中心服務(wù)的第一道門,因此IVR重復(fù)來電率衡量的是客戶最初尋求呼叫中心服務(wù)的重復(fù)來電情況,無論是由IVR自助服務(wù)完成還是轉(zhuǎn)人工服務(wù)解決。
   一般呼叫中心都能從后臺(tái)采集到IVR流水日志、IVR聯(lián)絡(luò)歷史之類的明細(xì)報(bào)表,從明細(xì)報(bào)表中按照識(shí)別唯一客戶的標(biāo)識(shí)統(tǒng)計(jì)出一定時(shí)間區(qū)間內(nèi)的客戶數(shù)和這些客戶的來電總量。已知每個(gè)客戶來一通電話不屬于重復(fù)來電的范疇,從來電總量中去除這部分電話得到重復(fù)來電量,計(jì)算重復(fù)來電量占所有來電量的比例得到重復(fù)來電率。假設(shè)可以通過客戶號(hào)識(shí)別客戶。計(jì)算公式如下:
   IVR重復(fù)來電率=(有記錄客戶號(hào)的來電總量-有記錄客戶號(hào)的客戶總量)/有記錄客戶號(hào)的來電總量
   2.人工應(yīng)答重復(fù)來電
   人工應(yīng)答重復(fù)來電率反映的是呼叫中心服務(wù)專員接起的電話的重復(fù)來電情況。計(jì)算從人工電話流水日志中按照識(shí)別唯一客戶的標(biāo)識(shí)統(tǒng)計(jì)一定時(shí)間區(qū)間內(nèi)客戶數(shù)和這些客戶的來電總量的過程。它和IVR重復(fù)來電的區(qū)別是這個(gè)指標(biāo)偏重于衡量人工服務(wù)效能,而IVR重復(fù)來電指標(biāo)偏重于客戶行為。計(jì)算公式如下:
   人工應(yīng)答重復(fù)來電率=(有記錄客戶號(hào)的人工應(yīng)答總量-有記錄客戶號(hào)的客戶總量)/有記錄客戶號(hào)的人工應(yīng)答總量
   以上是區(qū)域重復(fù)來電的計(jì)算,管理者們可以通過區(qū)域指標(biāo)來掌握呼叫中心整體的重復(fù)來電情況和人工重復(fù)來電情況,以便發(fā)現(xiàn)異常并及時(shí)采取措施。
   二、人員重復(fù)來電
   管理中我們可以運(yùn)用人工應(yīng)答重復(fù)來電率指標(biāo)去檢測(cè)每個(gè)運(yùn)營團(tuán)隊(duì)、每個(gè)班組長、每位坐席的績效情況,計(jì)算時(shí)就從最小的單位——每位員工開始算起,計(jì)算出每位員工的重復(fù)來電量后便可以加總出班組的重復(fù)來電量,還可以得出團(tuán)隊(duì)的重復(fù)來電量,隨之分別算出各組織維度的重復(fù)來電率。
   三、IVR(自助語音)重復(fù)來電和人工應(yīng)答重復(fù)來電的關(guān)系
   IVR(自助語音)重復(fù)來電和人工應(yīng)答重復(fù)來電量的指標(biāo)雖然側(cè)重點(diǎn)不同,但是我們?cè)谠u(píng)估這兩種指標(biāo)時(shí)建議放在一起看,因?yàn)槲覀冎揽蛻粜袨閷?duì)人工應(yīng)答重復(fù)來電產(chǎn)生影響,而不是單單依賴于坐席是否能一次解決問題,比如營銷活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)提示、賬單等短信的批量發(fā)送會(huì)導(dǎo)致客戶多次來電。
   呼叫中心的各項(xiàng)指標(biāo)間存在著比較大的關(guān)聯(lián)性,既互相影響,又互相制約,重復(fù)來電指標(biāo)也不例外。重復(fù)來電過高可能導(dǎo)致整個(gè)KPI指標(biāo)的快速下滑,但過低也可能存在某些系統(tǒng)性問題。通過深入挖掘重復(fù)來電的原因,及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營中潛在的問題、及時(shí)采取有效措施,可以促使呼叫中心高效、穩(wěn)定地運(yùn)營。
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